Assistant de gestion administrative H/F/X

Dans le cadre du développement de notre agence PHENIX EMPLOI LYON, nous recherchons un(e) Assistant(e) de gestion en CDI afin de renforcer notre équipe.

Vous assurerez la gestion administrative quotidienne de l’agence ainsi que le suivi des dossiers des salariés intérimaires.

Le poste est principalement consacré à l’administration du personnel, à la préparation de la paie et au suivi des contrats et des dossiers intérimaires. Vous occuperez une place essentielle dans le fonctionnement de l’agence, en lien avec les équipes commerciales et recrutement.

Vos missions

Gestion administrative des intérimaires :

• Constituer et mettre à jour les dossiers : pièces justificatives, saisie RH dans TEMPO et suivi de leur conformité
• Réaliser les DPAE, établir les contrats et avenants, suivre les signatures
• Assurer les relances, le classement et l’archivage des documents

Préparation et suivi de la paie :

• Collecter, saisir et contrôler les relevés d’heures et les variables de paie
• Gérer les demandes d’acomptes
• Vérifier les éléments nécessaires à la paie et suivre les régularisations
• Répondre aux demandes administratives des intérimaires
• Visites médicales et formations :
• Organiser les visites médicales et suivre les échéances
• Assurer le suivi administratif des formations et habilitations
• Gérer les inscriptions, convocations, demandes de prise en charge et justificatifs

Gestion administrative de l’agence :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Actualiser les données administratives des clients
• Préparer et contrôler les éléments de facturation
• Suivre les documents clients et fournisseurs, les mails et les courriers
• Appliquer les procédures internes et partager les informations utiles à l’équipe
• Appui ponctuel au recrutement : Uniquement lorsque la charge administrative le permet : publication d’offres, tri de CV, vérification des disponibilités et mise à jour des profils candidats. Ces tâches restent secondaires.

Profil recherché

Rigoureux(se), organisé(e) et fiable, vous appréciez la gestion administrative et le contact humain. Une première expérience en administration du personnel, gestion administrative ou préparation de la paie est souhaitée. La connaissance du travail temporaire et de TEMPO serait un atout.

Compétences et qualités

• Maîtrise des outils bureautiques et aisance informatique
• Rigueur, organisation et respect des échéances
• Discrétion et confidentialité
• Autonomie, réactivité et esprit d’équipe