Assistant d’agence administratif et recrutement (h/f)

Missions

Opportunity Job recrute pour le groupe PHENIX Emploi au sein de son agence spécialisée dans le BTP et la Logistique sur Dijon !

Qui sommes-nous ?

Vous souhaitez évoluer dans un environnement dynamique où organisation, rigueur et relationnel sont les clés du succès ? Rejoignez une agence de travail temporaire engagée et en pleine expansion ! Chez PHENIX Emploi, nous accompagnons nos clients et intérimaires tout en développant notre activité avec professionnalisme et proximité.

Votre rôle

En tant qu’Assistant(e) Administratif(ve) et RH, vous jouerez un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de l’agence. Vous serez l’interface entre les intérimaires, les clients et l’équipe interne, en assurant la gestion administrative, le suivi des paies et facturations, ainsi que l’accompagnement des candidats et intérimaires.

Votre mission sera variée et combinera gestion des dossiers, suivi administratif et support au recrutement.

Vos missions

Gestion de la paie et de la facturation

• Vérifier et saisir les éléments variables nécessaires à la paie et à la facturation.
• Contrôler les fiches de paie et les factures clients.
• Assurer le suivi des arrêts maladie, accidents du travail et dossiers de prévoyance.
• Traiter les acomptes, les demandes de régularisation et les saisies sur salaire.
• Réaliser une veille sociale et juridique RH.

Gestion administrative de l’agence

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des candidats, intérimaires et clients.
• Gérer le courrier, les notifications et les fournitures de bureau.
• Assurer le suivi et l’archivage des dossiers clients et fournisseurs.
• Relayer les informations internes et externes importantes pour l’équipe.
• Effectuer les déclarations réglementaires et administratives.

Gestion administrative des intérimaires

• Rédiger les contrats de travail et effectuer les déclarations d’embauche (DPAE).
• Suivre l’aptitude médicale des intérimaires et gérer les habilitations.
• Assurer la mise à jour des dossiers candidats (justificatifs, formations, documents obligatoires).
• Suivre les équipements de protection individuelle (EPI) et gérer les cartes BTP.

Assistance commerciale

• Assurer la satisfaction des clients et intérimaires sur les aspects administratifs (paie, contrats, facturation).
• Gérer les litiges et conseiller les intérimaires.
• Suivre les plannings et renouvellements de contrats en binôme avec l’équipe commerciale.

Support au recrutement

• Qualifier les besoins clients et rédiger les offres d’emploi.
• Diffuser les annonces et rechercher activement des candidats.
• Trier et sélectionner les candidatures, organiser les entretiens.
• Développer le vivier de candidats et mettre à jour la base de données.

Profil

Organisation et rigueur

• Vous êtes méthodique et savez gérer plusieurs tâches en parallèle.
• Vous avez le sens des priorités et une grande attention aux détails.

Sens du relationnel et esprit d’équipe

• Vous êtes à l’aise dans les échanges avec clients, intérimaires et collaborateurs.
• Vous savez faire preuve d’écoute, de diplomatie et de réactivité.

Maîtrise des outils et connaissances techniques

• Vous avez une bonne connaissance des processus administratifs et RH.
• Vous êtes à l’aise avec les logiciels de gestion (paie, facturation, suivi administratif).
• Une connaissance du secteur du BTP et de la Logistique est un vrai atout.

Une expérience dans le travail temporaire est un plus, mais n'est pas indispensable.